O que é um fluxo de trabalho?

Um fluxo de trabalho é a sequência de processos pelos quais uma peça de trabalho passa, do início ao fim.

Da forma como as tarefas são estruturadas, como são realizadas, qual a sua ordem correlativa, como são sincronizadas, como as informações que suportam as tarefas fluem para o seu monitorado. Um aplicativo de fluxo de trabalho automatiza a sequência de ações, atividades ou tarefas usadas para executar o processo.

Inclui monitor ar o status de cada uma das suas etapas e fornecer as ferramentas necessárias para referenciá-lo. O través dum workflow, todos os colaboradores de uma empresa estão conectados aos processos de negócios a ela relacionados, sempre em ordem.

 

 

Um workflow pode ser global, afetando a empresa de uma forma geral, ou parcialmente, afetando de uma forma específica, a uma parte específica.

Para que um fluxo de trabalho funcione corretamente, duas coisas fundamentais devem ser consideradas.

A primeira é que os trabalhadores têm que cumprir uma série de normas e regras que regulam a execução das tarefas e a segunda é que a tecnologia passa a ser um fator-chave, automatizando muitas atividades.

Componentes básicos do fluxo de trabalho:

Os componentes básicos de um fluxo de trabalho são entradas, processo e produto.

• Contribuição: o pessoal, materiais, equipamentos e outros recursos necessários para atingir o objetivo.
• Processo: as regras, direções e etapas predefinidas necessárias para transformar entradas em saídas.
• Produto: os itens a serem entregues, seja um produto físico, um serviço ou mesmo um funcionário treinado

Benefícios do fluxo de trabalho:

Os workflows estão relacionados aos processos de negócio, o controlo do fluxo do processo em cada documento está vinculado ao estado em que se encontra naquele momento, por isso é importante que esses processos sejam automatizados.

O controlo dos workflows de uma empresa implica a automatização de processos e o controlo das diferentes etapas, durante as quais diferentes documentos passam de um departamento para outro, conforme os processos já definidos.

A gestão do fluxo de trabalho possui uma etapa anterior, chamada controlo do fluxo de informações.

De referir que a responsabilidade das empresas é a análise de como a informação chega, como é armazenada e como é distribuída, para gerar um fluxo eficiente de tarefas.

1. Aumenta a produtividade: a divisão de tarefas fica mais clara e compreensível, todos os trabalhadores sabem o que fazer e quando fazer, diminuindo as oportunidades de alguém decidir errada, reduzindo assim o trabalho manual para 74% das empresas.
2. Libere tempo reduzindo a microgestão: com a responsabilidade de cada funcionária claramente delineada, o processo de decisão é simplificado, deixando gestores e executivos focados nas decisões gerais.
3. Padronize os seus processos para obter resultados consistentes: construir produtos ou serviços semelhantes é muito importante e, com o fluxo de trabalho padronizado, pode entregar quase o mesmo resultado sempre.
4. Melhore as taxas de integração ou adoção com um fluxo de trabalho mais organizado: ao usar ferramentas de gestão para padronizar fluxos de trabalho, pode acelerar significativamente o período de preparação e capacitar os seus novos contratados para começar a agregar valor.
5. Melhor controle de variáveis ​​para reduzir riscos do projeto: a criação de fluxos de trabalho ajudará a sua equipa a ter estrutura e clareza para reduzir riscos, erros e atrasos.
6. Oferece facilidades para economizar tempo e dinheiro: todos os funcionários sabem o que fazer e quando.

Um fluxo de trabalho pode ser controlado manualmente ou computorizado, e ambos os métodos podem ser integrados.

Pretende padronizar os processos de trabalho, e com a utilização de um software para essa tarefa é possível transformar o esquema de trabalho do controle em papel e manual numa ferramenta de controle desses processos a partir do computador, verificando se todas as etapas são seguidas e automatizando todo o possíveis ações.

A implementação de workflows sempre foi recomendada por especialistas em produtividade, a diferença é que agora pode ser implementada com aplicações informáticas que funcionam na nuvem e são acessíveis às PME.

Alguns dos benefícios que o software de fluxo de trabalho oferece são:

• Melhora o monitorado e controle dos processos graças a uma padronização da metodologia de trabalho.
• Melhora a produtividade geral e a eficiência entre departamentos, permitindo economia no tempo de execução da grande maioria dos processos.
• Permite-nos antecipar possíveis falhas e antecipar soluções.
• Facilita a circulação de informações na própria empresa, reduzindo os tempos de atendimento interdepartamental com clientes e fornecedores.

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