Flujo de trabajo: implementación y beneficios
¿Qué es un flujo de trabajo?
Un flujo de trabajo es la secuencia de procesos por los que atraviesa una parte del trabajo, desde el principio hasta el final.
Desde cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas hasta el seguimiento de las mismas.
Una aplicación de flujos de trabajo automatiza la secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecución del proceso.
Incluye el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportación de las herramientas necesarias para gestionarlo.
Mediante un flujo de trabajo se conecta a todos los empleados de una empresa con los procesos de negocio relacionados con ella, siempre con un orden.
Un flujo de trabajo puede ser global, afectando a la empresa de manera general, o bien parcialmente, afectando de forma específica afectando a una parte en concreto.
Para que un workflow funcione correctamente, se han de tener en cuenta dos cosas fundamentales.
La primera es que los trabajadores tienen que cumplir una serie de normas y reglas que regulan la ejecución de las tareas, y la segunda es que la tecnología se convierte en un factor clave, convirtiendo muchas actividades en automáticas.
Componentes básicos del flujo de trabajo
El flujo de trabajo es la secuencia de procesos por los que atraviesa una parte del trabajo, desde el principio hasta el final.
Desde cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas hasta el seguimiento de las mismas.
Los componentes básicos de un flujo de trabajo son aporte, proceso y producto.
- Aporte: el personal, materiales, equipos y otros recursos necesarios para alcanzar el objetivo.
- Proceso: las reglas, las direcciones y los pasos predefinidos necesarios para transformar los aportes en productos.
- Producto: los elementos a entregar, ya sea un producto físico, un servicio o incluso un empleado capacitado.
Beneficios del flujo de trabajo
Los flujos de trabajo están relacionados con los procesos empresariales, el control del flujo de procesos en cada documento queda ligado al estado en el que se encuentre en ese momento, por lo que, es importante que estos procesos estén automatizados.
El control de los flujos de trabajo de una empresa, supone a la automatización de procesos y al control de las diferentes etapas, durante las cuales diferentes documentos pasan de un departamento a otro, según los procesos que ya se tengan definidos.
La gestión de flujos de trabajo cuenta con una etapa previa, llamada control de flujos de información.
Cabe destacar que la responsabilidad de las empresas es el análisis de cómo llega la información, como se almacena y cómo se distribuye, para generar un flujo de tareas eficiente.
- Aumenta la productividad: la división de tareas es más clara y comprensible, todos los trabajadores saben qué hacer y cuándo hacerlo, lo que reduce las posibilidades de que una persona tome una decisión errónea, reduciendo así el trabajo manual para el 74% de las empresas.
- Libera tiempo reduciendo la microgestión: al estar claramente delimitada la responsabilidad de cada empleado, el proceso de decisiones se simplifica, dejando que gerentes y ejecutivos se concentren en decisiones generales.
- Estandariza los procesos para obtener resultados uniformes: elaborar productos o prestar servicios similares es muy importante, y con el flujo de trabajo estandarizado puedes ofrecer un resultado casi idéntico siempre.
- Mejora las tasas de incorporación o adopción con un flujo de trabajo más organizado: mediante el uso de herramientas de gestión para estandarizar los flujos de trabajo, puedes acelerar considerablemente el período de preparación y facultar a tus nuevos empleados para que comiencen a aportar valor.
- Controla mejor las variables para reducir los riesgos del proyecto: la creación de flujos de trabajo ayudará a que tu equipo tenga una estructura y claridad para reducir el riesgo, los errores y las demoras.
- Proporciona facilidades para ahorrar tiempo y dinero: todo el personal conoce lo que tiene que hacer y en qué momento.
Un flujo de trabajo se puede controlar de forma manual o informatizada, pudiéndose integrar ambos métodos.
Pretende normalizar los procesos de trabajo, y al utilizar un software para esta tarea se consigue llevar el esquema de trabajo desde el papel y control manual hasta una herramienta para controlar estos procesos desde un ordenador, comprobando que se sigan todos los pasos y automatizando todas las acciones posibles.
La implementación de flujos de trabajo siempre ha estado recomendada por los expertos en productividad, la diferencia es que ahora se puede implementar con aplicaciones informáticas que funcionan en la nube y que tienen precios accesibles para las PYME.
Algunas de las ventajas que proporciona el software de flujos de trabajo son:
- Mejora el seguimiento y control de procesos gracias a una normalización en la metodología de trabajo.
- Mejora la productividad general y eficiencia entre departamentos, permitiendo un ahorro en los tiempos de ejecución para la gran mayoría de los procesos.
- Permite adelantarnos a posibles fallos y anticipar las soluciones.
- Facilita la circulación de la información dentro de la propia empresa, disminuyendo los tiempos de atención interdepartamental, con clientes y proveedores.
En Digipress llevamos más de 10 años configurando flujos de trabajo automatizados, si quieres conocer las ventajas de implementar un software de flujo de trabajo en tu empresa, consúltanos sin compromiso, estaremos encantados de resolver tus dudas.
